Back-Office - Họ làm gì?

Ở các công ty lớn, ngoài các phòng ban làm việc có tên “chuẩn” như phòng kĩ thuật, marketing hay phòng kinh doanh… thì bao giờ cũng có một bộ phận riêng tách biệt gọi là Back-Office, thường gọi tắt là BO. Công việc của họ là gì?

​

Nói chung, BO là bộ phận hành chính, văn phòng và giải quyết các công việc hậu cần cho một công ty: từ việc mua và cung cấp văn phòng phẩm, đồ trà nước cho anh em trông công ty, quan tâm tổ chức thăm hỏi khi có nhân viên ốm đau bệnh tật hoặc sinh nhật đến những việc lớn hơn như đặt vé cho mọi người khi đi công tác, đặt tour khi công ty tổ chức du lịch, đặt phòng tiệc tại khách sạn khi có dịp lễ…

Ngoài ra, tùy vào từng công ty cụ thể và quy mô lớn hay nhỏ mà BO có thể bao gồm cả nhân viên nhân sự, kế toán… và các nhân sự làm việc trong khối hành chính nói chung. Có thể hiểu BO ở các công ty tư nhân hay các công ty nước ngoài gần giống như phòng Hành Chính ở các công ty nhà nước.

Công việc của BO là những việc không rõ ràng và lẻ tẻ. Nếu những bộ phận khác có công việc và yêu cầu cụ thể, như marketing thì phải tiếp thị sản phẩm sao cho thật tốt và đưa ra chiến lược quảng cáo đúng đắn, hay bộ phận kinh doanh phải đạt doanh số bán hàng là bao nhiêu, phòng ban kỹ thuật chỉ làm những việc liên quan đến máy tính, server hay mạng… thì công việc của BO là những việc liên quan đến sổ sách và văn phòng. Ngoài những công việc về nhân sự, kế toán, PR… thì những nhóm công việc chính khác mà BO phải phụ trách bao gồm:

- Phụ trách và cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhân viên thuộc các bộ phận khác trong công ty: có thể là sắp xếp và tìm hiểu các khóa học đào tạo ở bên ngoài cho nhân viên khi có sự yêu cầu từ các phòng/ban khác…
- Gọi thợ sửa chữa và giám sát khi có những hỏng hóc trong văn phòng như hệ thống điện, điều hòa hay sửa sang văn phòng.
- Tổ chức, sắp xếp, đặt phòng tiệc cho công ty khi công ty có dịp lễ lớn (có thể là tiệc cuối năm, tiệc khánh thành…). Những công việc liên quan khác như đặt vé cho nhân viên trong công ty khi đi công tác, đặt tour du lịch…
- Mua văn phòng phẩm, trà, café… cho nhân viên trong công ty. Thỉnh thoảng mua vé cho nhân viên trong công ty đi xem kịch, phim, hoặc tổ chức tiêm phòng định kỳ cho nhân viên.
- Hiếu, hỉ, sinh nhật, ốm đau… cũng do BO tổ chức đi thăm hỏi. Việc này gần giống như việc mà Công đoàn của các công ty nhà nước thường làm.
- Những công việc khác, nếu không thuộc việc của một phòng ban cụ thể nào thì đều là nhóm công việc rơi vào BO. Những người đảm nhận vị trí này thường là những phụ nữ, nhanh nhẹn, hiểu biết nhiều về các họat động giao dịch bên ngoài… để hỗ trợ các nhân viên khác trong công ty một cách tốt nhất. Họ cũng phải là những người biết sử dụng máy tính, các công cụ văn phòng một cách thành thạo để in ấn, photo, sửa chữa giấy tờ khi cần thiết.

Thời gian làm việc hành chính, không mất quá nhiều sức lực và tư duy, đây là công việc thực sự thích hợp cho phụ nữ, đặc biệt là những người đã có gia đình.