5 vấn đề pháp lý cần biết khi công chứng

Để phòng ngừa các tranh chấp, loại bỏ được nhiều rủi ro và bảo đảm an toàn pháp lý cho các quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại mà các bên tham gia cần công chứng các hợp đồng, giao dịch. Những giấy tờ được công chứng đáng tin cậy hơn so với các loại giấy tờ không có công chứng hoặc chỉ trình bày bằng miệng.

​

Mình sẽ khái quát một số vấn đề về công chứng để ta hiểu rõ hơn về lĩnh vực này

I. Tổ chức hành nghề công chứng: 2 loại
Một vài điểm để chúng ta dễ hình dung sự khác biệt.

	Phòng Công chứng​	Văn phòng Công chứng​
Loại hình​	Đơn vị sự nghiệp công lập	Công ty hợp danh
Người đứng đầu​	Trưởng phòng (là công chứng viên, do UBND cấp tỉnh bổ nhiệm)	Trưởng Văn phòng (là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên)
Chuyển đổi loại hình​	Có thể chuyển đổi thành Văn phòng Công chứng	Không thể chuyển đổi thành Phòng Công chứng
Ưu điểm​	Chi phí công chứng rẻ	- Thời gian công chứng nhanh chóng -Thường thư ký nghiệp vụ sẽ hỗ trợ người công chứng rất nhiều trong việc chuẩn bị hồ sơ giấy tờ
Nhược điểm​	Thời gian công chứng lâu	Chi phí công chứng thường cao hơn một phần so với Phòng công chứng

Hợp đồng hoặc giao dịch được công chứng tại Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng đều có giá trị pháp pháp lý như nhau. Tuy nhiên, chúng ta có thể cân nhắc lựa chọn Phòng Công chứng hoặc Văn phòng công chứng dựa trên vấn đề thời gian, mức phí công chứng để phù hợp với nhu cầu của bản thân.

>> Căn cứ Điều 19, Điều 22, Luật Công chứng 2014

II. Một số loại hợp đồng, giao dịch công chứng
- Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, trao đổi, tặng cho, thuê, mượn bất động sản và động sản như: nhà, đất, nhà xưởng, ôtô, xe máy, tàu biển...
- Hợp đồng thuế chấp tài sản hình thành trong tương lai
- Hợp đồng thế chấp bất động sản
- Hợp đồng đầu tư góp vốn bằng tài sản, quyền sử dụng đất
- Hợp đồng cầm cố, thế chấp, bảo lãnh vay tiền Ngân hàng
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản
- Hợp đồng bán đấu giá bất động sản
- Hợp đồng ủy quyền
- Văn bản khai nhận di sản
- Văn bản từ chối nhận di sản
- Di chúc
- Bản dịch
...
Ngoài ra để tăng độ tin cậy của giấy tờ thì còn rất nhiều loại giấy tờ khác chúng ta có thể yêu cầu công chứng
>> Căn cứ Mục 1, Mục 2, Luật Công chứng.
III. Các giấy tờ cần mang theo khi công chứng
Khi đi công chứng, chúng ta cần lưu ý một số giấy tờ sau để chúng ta đỡ mất thời gian đi lại nhiều lần:
1. Mang theo chứng minh nhân dân/căn cước công dân/sổ hộ chiếu
2. Bản gốc giấy tờ cần công chứng
3.Bản photo giấy tờ. (Hiện nay, Văn phòng Công chứng hoặc Phòng Công chứng thường sẽ có người giúp bạn photo tại nơi công chứng, tuy vậy chúng ta có thể chuẩn bị trước để nơi công chứng thực hiện nhanh hơn, trong trường hợp chuẩn bị trước ta nên photo thành hai bản vì nơi công chứng sẽ giữ lại một bản để lưu trữ làm cơ sở đối chiếu khi tranh chấp xảy ra)
4. Đối với công chứng văn bản tiếng nước ngoài, bạn cần phải có xác nhận chứng thực của công ty, văn phòng dịch thuật, hoặc mang văn bằng gốc chuyên ngành dịch thuật của bạn đến để chứng thực (nếu bạn là người dịch)
5. Mang theo phí công chứng

Hợp đồng chuyển nhượng bất động sản là loại hợp đồng thường được công chứng nhất, nên mình liệt kê cụ thể các giấy tờ cần thiết bên dưới:

​

Chúng ta nên photo trước những giấy tờ cần thiết thành hai bản để tiết kiệm thời gian khi đi công chứng.

>> Căn cứ Khoản 1, Điều 40 và Khoản 1 Điều 41 Luật Công chứng 2014.
IV. Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng
Bước 1: Nộp hồ sơ công chứng
- Tùy theo thời gian làm việc của nơi công chứng thường trong giờ hành chính, một số Văn phòng Công chứng có thể làm việc cả thứ 7 và làm việc ngoài giờ (phí công chứng cao hơn)
- Thường sẽ nộp tại văn phòng công chứng, hoặc cũng có những Văn phòng Công chứng có công chứng tại nhà (phí công chứng cao hơn)
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ công chứng
- Công chứng viên trực tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ có trong hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự;
- Trường hợp hồ sơ công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý ghi vào sổ công chứng
Bước 2.1: Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ công chứng
( Công việc của Công chứng viên)
Bước 3: Các bên tiến hành đọc lại, kiểm tra nội dung hợp đồng công chứng soạn.
Sau khi đã đọc xong và các bên không có chỉnh sửa gì thì các bên ký tên, lăn tay vào hợp đồng và công chứng viên công chứng hợp đồng.
Bước 4: Nộp phí, các chi phí khác và nhận lại bản chính.
>> Căn cứ: Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014.
V. Phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác
Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng.

Tùy theo giá trị của hợp đồng, giao dịch mà sẽ có một mức giá riêng cho từng loại và phụ thuộc vào giá trị của hợp đồng, giao dịch. Thường tại nơi công chứng sẽ có một bảng giá để chúng ta có thể tham khảo mức giá.

Ngoài phí công chứng còn có thêm Thù lao công chứng và một số chi phí khác.
Thù lao công chứng là người công chứng khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng thì phải trả một khoản thù lao.

Chi phí khác: trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu công chứng phải trả chi phí để thực hiện việc đó.

- Căn cứ
>> Điều 66, 67, 68 Luật Công chứng năm 2014
>> Thông tư 257/2016/TT-BTC